Ob Auftragsklärung, Risiko-Check oder weisungsloses Führen: Projektmanagement ist kein Selbstläufer, aber auch keine unüberwindbare Hürde.
Auftragsklärung
Sorgen Sie dafür, dass Auftrag und Ziele eindeutig sind. Eine große Zahl von Problemen entsteht, weil zu Beginn die Projektziele nicht genau festgelegt wurden. Vielleicht mag Ihnen eine gründliche Auftragsklärung lästig und zeitraubend erscheinen. Doch bedenken Sie: Für jede Minute, die Sie bei der Auftragsklärung „sparen“, verlieren Sie im Projektverlauf Stunden und Tage für unnötige Probleme. Je später Unklarheiten entdeckt werden, desto länger haben Sie in die falsche Richtung gearbeitet. Besprechen Sie zu Beginn eines Projektes alle anfallenden Details mit Ihrem Auftraggeber und legen Sie zusammen die Prioritäten im Projekt fest. Halten Sie jeden Projekt-Schritt schriftlich fest.
Kontextklärung
Identifizieren Sie Widerstände aus den eigenen Reihen. Prüfen Sie, welche Interessen die Projektbetroffenen und Bedenkenträger verfolgen. Nur wenn Sie die Interessensunterschiede kennen, lassen sich potenzielle Interessenskonflikte ausmachen. Dann können Sie die Widerstände abbauen. Dieses Vorgehen heißt im Kontext kennenlernen, desto stärker sinkt Ihr Widerstandsrisiko. Verstehen Sie die Anliegen hinter den Widerständen. Klären Sie Einwände mit wenigen Argumenten, dafür mit umso mehr Verständnis. Überreden Sie nicht, verhandeln Sie Ihr Anliegen.
Risiko-Check
Fast jeder von uns ahnt schon kurz nach der Auftragsklärung die kritischen Punkte in einem Projekt. Das sagt uns die Berufserfahrung. Hören Sie auf diese Stimme: Listen Sie sämtliche mögliche Risiken auf. Teilen Sie die Risiken in Prioritäten und Kategorien ein (Projektumfeld, Projektplanung, Projektausführung). Leiten Sie konkrete Gegenmaßnahmen ab.
Kompakte Planung
Projektplanung muss schnell und einfach sein: Word oder Excel genügen für kleinere bis mittlere Projekte. Beginnen Sie mit einer Meilenstein-Planung: Welche Etappen erreiche ich bis wann? Listen Sie alle nötigen Arbeitspakete auf (Aktivitäten-Planung). Planen Sie die drei W: Wer macht was bis wann? Planen Sie Aufwand und Dauer der Arbeitspakete. Unterziehen Sie Ihre Planung einer Qualitätsprüfung: Ist sie vollständig, zuverlässig, konkret genug und realistisch?
Weisungsloses Führen
Werden Zusagen nicht eingehalten und Aufgaben nicht erledigt, muss der Projektleiter vermitteln: Sprechen Sie mit dem Kollegen: Hat er überhaupt verstanden, was von ihm verlangt war? Überprüfen Sie die Grundlagen: War die Delegation komplett? Klären Sie: Wie bügeln wir das wieder aus? Treffen Sie mit ihm eine neue Vereinbarung. Auf keinen Fall stumm durchgehen lassen: Das findet schnell viele Nachahmer! Nicht mit Eigenarbeit kompensieren – das frisst Sie auf!
Projektsteuerung
Treten im Projekt Abweichungen auf, wird es für den Projektleiter ungemütlich. Er gerät von allen Seiten unter Beschuss. Deshalb ist die Projektsteuerung so ungemein wichtig. Schrecken Sie nicht zu sehr vor Abweichungen zurück: Sie gehören zum Tagesgeschäft. Je besser Sie ein Projekt vorbereiten, desto weniger Abweichungen werden Sie erleben. Richten Sie wöchentlich oder zweiwöchentlich Wartungsintervalle für Ihr Projekt ein. Fragen Sie auf dem Status- Meeting jedes Teammitglied: Beenden Sie Ihre Aufgabe voraussichtlich termin-, kosten- und zielgerecht? Wenn nicht, wann und wie dann? Gibt es aktuelle oder absehbare Probleme? Wie geht es Ihnen mit den Projektaufgaben? Arbeiten Sie gemeinsame Lösungen aus und treffen Sie entsprechende Vereinbarungen.
Der geordnete Abschluss
Versuchen Sie, so viel wie möglich für neue Projekte zu lernen: Erfahrung macht den Erfolg! Fertigen Sie zusammen mit dem Team eine Liste mit Dingen an, die Sie beim nächsten Mal besser machen werden.