Stellenbeschreibung für den öffentlichen und kirchlichen Dienst Annett Gamisch · Thomas Mohr Nach TVöD, TV-L, TV-H, TV-V, AVR, BAT-KF Praxis-Handbuch mit Musterformulierungen DNWXDOLVLHUWH $XʴDJH
Eingruppierungen erfolgreich vorbereiten! Die Stellenbeschreibung spielt eine zentrale Rolle bei der Personalarbeit; sie ist Voraussetzung für jede Eingruppierung – auch nach den neuen Entgeltordnungen im TVöD-VKA, TVöD-Bund und TV-L – und ein wichtiges Organisations- und Führungsmittel. Dieses Praxis-Handbuch erläutert, wie Stellenbeschreibungen erfolgreich eingeführt XQG JHSʴHJW ZHUGHQ • Inhalt und Aufbau von Stellenbeschreibungen • 9HUIDKUHQ 'DXHU XQG .RVWHQ GHU (LQI¾KUXQJ XQG 3ʴHJH • Formulierungshilfen gemäß Tarifrecht • Organisatorische sowie tarif-, individual- und kollektiv-rechtliche Hintergründe und Zusammenhänge „Klar formuliert und begrüßenswert praxisorientiert.“ Arbeit und Arbeitsrecht Annett Gamisch, Diplom-Betriebswirtin (BA) für öffentliche Wirtschaft; Trainerausbildung; langjährige Erfahrung in der Eingruppierung und Stellenbeschreibung für den öffentlichen und kirchlichen Dienst; Geschäftsführerin des Instituts für PersonalWirtschaft (IPW) GmbH in Fulda, das den öffentlichen und kirchlichen Dienst schult und personalwirtschaftlich berät. Thomas Mohr, Ass. jur., Studium der Rechtswissenschaft mit Schwerpunkt Öffentliches Recht, Referent für Tarifrecht des Instituts für PersonalWirtschaft (IPW) GmbH in Fulda, langjährige Erfahrung als Berater in Eingruppierungsfragen und in der Erstellung von Stellenbeschreibungen und -bewertungen für den öffentlichen und kirchlichen Dienst. ISBN 978-3-8029-1524-6 € 29,95 [D] • AKTUELL • PRAXISGERECHT • VERSTÄNDLICH WISSEN FÜR DIE PRAXIS www.WALHALLA.de
Schnellübersicht 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Grundlage für erfolgreiches Personalmanagement Abkürzungen 7 9 Einführung 13 Vorteile der Stellenbeschreibung 27 Nachteile und Risiken der Stellenbeschreibung 43 Die Entwicklung und Einführung von Stellenbeschreibungen 47 Sicherstellen der Aktualität von Stellenbeschreibungen 85 Tarifliche Vorgaben zur Beschreibung von Stellen 93 Der Aufbau einer tarifkonformen Stellenbeschreibung 145 Die tarifkonforme Sprache 167 Die Arbeit mit vorhandenen Stellenbeschreibungen 205 Die Rechte der Arbeitnehmervertretung 211 Literaturverzeichnis 223
7 www.WALHALLA.de Grundlage für erfolgreiches Personalmanagement Für den Bund (01.01.2014), die Länder (01.01.2012) und Hessen (01.07.2014) stehen die neuen Entgeltordnungen bereits. Mit der am 01.01.2017 in Kraft getretenen Entgeltordnung des TVöD-VKA ist die Tarifreform im öffentlichen Dienst abgeschlossen. Für die AVR.Caritas, die sich am alten BAT orientiert, stehen entsprechende grundsätzliche Änderungen (noch) aus. Punktuell wird aber auch hier auf die Änderungen im Eingruppierungsrecht des TVöD-VKA reagiert, was vor allem die Anlagen 30 ff. zeigen. In jedem Fall gilt: Tarifkonforme Stellenbeschreibungen sind heute wie in Zukunft Voraussetzung für jede Eingruppierung. Die neueste Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichts stärkt die Mitbestimmungsrechte der Personalvertretung, die ohne Stellenbeschreibung ihr Mitbestimmungsrecht nicht ausüben kann. Innerhalb kurzer Zeit legen wir die 11. Auflage unseres Praxis-Handbuchs vor. Wir freuen uns, dass die Praktiker unser Buch so wohlwollend aufgenommen haben. Arbeitgeber des öffentlichen und kirchlichen Dienstes müssen in jedem Fall die tarif(vertrag)lichen Rahmenbedingungen und Vorgaben beachten. Das gilt für alle Eingruppierungen nach der neuen Entgeltordnung des TVöD-VKA als auch nach TV-L, TV-H und TVöDBund. Für die Spartentarifverträge des öffentlichen Dienstes sowie kirchliche Regelwerke (z. B. die Anlagen 30 ff. AVR.Caritas) gilt kein anderer, niedrigerer Standard. In bewährter Praxis verzichten wir weiterhin auf Theoriedebatten, um den praktischen Fragen genügend Raum zu geben. Wir wollen Praktiker des öffentlichen und kirchlichen Dienstes auf die Fallstricke hinweisen, die von Stellenbeschreibungen drohen, die ausschließlich unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten verfasst oder „vermarktet“ werden. Zugleich haben wir eine Lücke in der Literatur geschlossen, da dieses Thema in der Vergangenheit fast ausschließlich aus Sicht der Betriebswirtschaftslehre bzw. Arbeits- und Organisationspsychologie behandelt wurde. Die Ausblendung der rechtlichen Rahmenbedingungen führt zu vermeidbaren, aber kostenintensiven Fehlern in der Praxis.
8 www.WALHALLA.de Unseren Lesern möchten wir eine schnelle und zuverlässige Hilfe an die Hand geben. Ausschließlich im Interesse der Lesefreundlichkeit verwenden wir die männliche Sprachform. Annett Gamisch Thomas Mohr
Einführung 14 www.WALHALLA.de 1 1. Sinn und Unsinn der Stellenbeschreibung Über das Für und Wider, den Sinn und Unsinn von Stellenbeschreibungen wird viel gestritten: Für Kritiker sind sie ein bürokratischer und kostenintensiver Aufwand, der den Wandel im Unternehmen behindert und sonstige Nachteile mit sich bringt (siehe z. B. Gerlach, S. 71). Bei sich immer schneller verändernden Organisationen und Prozessen hätten sie deshalb ausgedient; Unternehmen könnten „sich heute zunehmend weniger den Luxus leisten, ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen nur das zu erlauben, was in deren Stellenbeschreibung festgelegt ist“ (Arnold, S. 6). Die Befürworter entgegnen, dass Stellenbeschreibungen nach wie vor ein unerlässliches Organisations- und Führungsmittel in der betrieblichen Praxis darstellen. Gerade vor dem Hintergrund des permanenten Wandels – wir sprechen vom „Lebenslangen Lernen“ (vgl. § 5 Abs. 1 TVöD/TV-L/TV-H) – sei es besonders wichtig, mit diesem Instrument zu arbeiten. Stellenbeschreibungen sollen Tätigkeiten nicht „zementieren“, sondern selbstständiges Arbeiten des Mitarbeiters ermöglichen (vgl. Knebel/Schneider, S. 11 ff.; Schwarz, S. 25 ff.). Dabei verbindet diese gegensätzlichen Meinungen regelmäßig ein gemeinsamer Aspekt: Stellenbeschreibungen werden (fast) ausschließlich aus Sicht der Betriebswirtschaftslehre bzw. Arbeits- und Organisationspsychologie betrachtet. Dementsprechend ist in Dienststellen der staatlichen Verwaltung regelmäßig nicht der Personal-, sondern der Organisationsbereich sachlich zuständig. Nur am Rande wird erwähnt, dass Stellenbeschreibungen für die Bestimmung des Arbeitsentgelts erheblich sein können. Praxis-Tipp: Im Anwendungsbereich des TVöD/TV-L/TV-H und vergleichbarer Regelungen ist dieser Gesichtspunkt aber entscheidend für das gesamte Verfahren der Stellenbeschreibung. Die Gedanken kreisen stattdessen regelmäßig um Fragen der Organisation, indem Stellenbeschreibungen in einem Atemzug mit Organisations- und Stellenbesetzungsplänen genannt werden. Insbesondere bei der Neubesetzung von Arbeitsplätzen sind sie ein
1. Sinn und Unsinn der Stellenbeschreibung 15 www.WALHALLA.de 1 Thema. Vor diesem Hintergrund hat sich auch das BAG mit dem Begriff grundlegend auseinandergesetzt und festgestellt: BAG vom 31.01.1984 Eine Stellenbeschreibung legt die Funktion einer bestimmten Stelle innerhalb des betrieblichen Geschehens fest. Sie definiert die Aufgabe und die Kompetenz der Stelle und beschreibt, welche Tätigkeiten im Einzelnen zur Erfüllung dieser Aufgabe verrichtet werden müssen. Sie ist damit Teil der Organisation des betrieblichen Arbeitsablaufs, indem sie festlegt, an welcher Stelle welche Arbeit zu verrichten ist. Sie ist Teil der Personalplanung, indem die Gesamtheit der Stellenbeschreibungen ausweist, wie viel Personal benötigt wird. (BAG 31.01.1984, 1 ABR 63/81, AP Nr. 3 zu § 95 BetrVG 1972) Viele Unternehmen bzw. Verwaltungen betreiben aber (noch) keine systematische Personalentwicklung. Vor diesem Hintergrund wird die Meinung vertreten, Stellenbeschreibungen seien nur sinnvoll, wenn das Unternehmen bzw. die Dienststelle eine bestimmte Größe erreicht, zum Beispiel mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigt (vgl. Schwarz, S. 233). Praxis-Tipp: Im Geltungsbereich des TVöD/TV-L/TV-H und vergleichbarer Regelungen gilt das nicht: Denn die Anwendung dieser Tarifverträge führt faktisch zur Pflicht, tarifkonforme Stellenbeschreibungen zu verwenden.
227 www.WALHALLA.de Stichwortverzeichnis 12 Stichwortverzeichnis Abwesenheitsvertretung 155 Änderungsdienst 89 Anforderungsprofile 50, 163 Arbeitnehmervertretung 53, 57, 82, 83, 90 ––Schulungsanspruch 221 ––Unterrichtung 29 Arbeitsablauforientierte Darstellung 174 Arbeitsergebnis 112, 116, 120, 122, 126, 146, 159 ––Formulierungsbeispiel 187 Arbeitsgerichtsprozess 38 Arbeitsmittel 217 Arbeitsplatzbeschreibung 16, 104, 213 ––Bestandteile 18 Arbeitsschritte 159 ––Beschreibung 172 ––Formulierungsbeispiel 183 ––Tätigkeitswörter 175 ––Zeitanteile 133 Arbeitsvertrag 45, 107 ––Stellenbeschreibung 33 Arbeitsvorgang ––Anzahl 115 ––Arbeitsergebnis 112, 159 ––Arbeitsschritte 113, 159 ––Atomisierung 112, 119, 122 ––Aufgaben 159 ––Beschreibung 172 ––Bildung 111 ––Definition 111, 115 ––differenzierter 125 ––Formulierungsbeispiel 183 ––Funktionscharakter 122 ––Funktionsmerkmal 120 ––Gesamtbetrachtung 37 ––Gliederung 173 ––Leitungsaufgaben 116 ––Mischtätigkeit 37 ––Pauschalbewertung 126 ––Rechtsbegriff 109 ––Tarifliche Vorgaben 48 ––Tätigkeit 132 ––Zeitanteil 133 ––Zusammenhangsarbeiten 112 Arbeitszeit 105, 119, 158 Arbeitszeugnis 24, 51 Assistenzstelle 150, 152 Atomisierungsverbot 112, 119, 122 Aufgaben ––Anforderungsprofil 162 ––Beschreibung 18, 51, 172, 206 ––Darstellung 159, 170 ––Gliederung 65, 86, 173 ––Zeitanteil 134, 136 Aufgabenbereich 112, 157 Aufgabengebiete 170 Aufgabenverteilung 54, 157, 206 Aufspaltungsverbot 112 Ausführungsstelle 150 Auswahlrichtlinie ––Mitbestimmung 215 Auszuübende Tätigkeit 40, 64, 69, 74, 99, 136, 142 ––Stelleninterview 61 AVR.Bayern 23, 41, 48, 95, 106 AVR.Caritas 41, 48, 104 AVR.Diakonie 41, 48, 104 BAT-KF 104 Befugnisse 72, 153, 160
228 www.WALHALLA.de Stichwortverzeichnis 12 ––Anforderungsprofil 162 ––Beschreibung 207 ––Darstellung 170 ––Übertragung 51 Berufliche Erfahrungen 162 Berufliche Qualifikation 162 Berufsbilder 163, 207 Beschäftigungsumfang 158 Betriebliche Übung 34 Bewertung der Arbeit 142 BMI-Formular 160, 213 Datenschutzbeauftragter 36 Datum, StB 164 Direktionsrecht 31, 33, 35, 36, 40, 44, 72, 112, 161, 165 Disziplinarvorgesetzter 154 Eingruppierung ––Ermittlung 19 ––Kernvorschriften 98 ––Mitbestimmung 214 ––Schulungsanspruch 221 ––Stellenbeschreibung 24, 49, 168 ––Zuständigkeit 86 Eingruppierungsprozess 39 Einpersonenstelle 54 Einzelaufträge 165 Entgeltvergleiche 50 Entscheidungsbefugnis 161 Entwicklung von StB ––Einbindung Stelleninhaber 55 ––Führungskraft 55 ––Stelleninterview 54 ––Verfahrensarten 54 ––Vorgaben staatlicher Stellen 144 ––Zielsetzung 48 Fachkenntnisse 163, 169, 170, 207 ––Formulierungsbeispiel 188 Fachkraft für Arbeitssicherheit 36 Fachvorgesetzter 153, 162 Fallgruppe 37 Formularmuster 146 Formulierungsbeispiele 179 Fragebogentechnik 55 Führungskraft ––Auswertung StB 69 ––Dauer Schulung 78 ––Entwicklung von StB 55, 65 ––Schulung 67, 83 ––Selbstführung Mitarbeiter 32 Funktionsbeschreibung 216 Funktionsbezeichnung 151 Funktionscharakter 122 Funktionsdiagramme 20, 64 Funktionsmerkmal 120 Funktionsziele 51, 159 Gefährdungsbeurteilung 165 Gepräge 104, 106, 107 Gesamttätigkeit 106 Geschäftsverteilungspläne 64, 150, 156 Handlungen, Beschreibung 174 Hauptvorgesetzter 154, 162 Herabgruppierung, korrigierende 39, 81 Immissionsschutzbeauftragte 36 Interview-Verfahren ––Ablauf 56 ––Aufgabenverteilung 58 ––Beteiligteninformation 60 ––Dauer 74
229 www.WALHALLA.de Stichwortverzeichnis 12 ––Eignung 54 ––Kosten 74 KAVO.NRW 41, 48 Kosten ––Interview-Verfahren 59 ––Schulung Führungskraft 80 Laufzettelverfahren 133, 135 Leistungsbeurteilung 51 Leistungsbewertung 23, 32 Leistungsorientierte Vergütung 31 Leistungsziele 51, 159 Leitungsaufgaben 116 Leitungsspanne 155 Leitungsstelle 150, 153, 154, 161 ––Vertretung 157 Lernende Organisation 31, 90 Lohngestaltung 215 Mediatoren 84 Mehrpersonenstelle 54 Mitarbeitergespräche 23, 51, 57, 89 Mitbestimmung ––Arbeitsmittel 217 ––Auswahlrichtlinie 215 ––Eingruppierung 214 ––Lohngestaltung 216 ––Mitarbeitergespräche 57 ––Personalentwicklung 214 ––Personalfragebogen 212 ––Personalplanung 216 ––Stellenbeschreibung 53, 82 ––Stellenbewertungskommission 219 ––Stelleninterview 57, 218 Multimomentaufnahme 133, 135 Nachweisgesetz 36, 44, 222 Organigramme 150 Organisationseinheit 150 Organisations- und Führungsinstrument 159 Pareto-Prinzip 100 Personalauswahl 22 Personalbeschafftung 28 Personalentwicklung 15, 19, 22 Personalfragebogen 212 Personalplanung 15, 22, 28, 50 ––Mitbestimmung 216 ––Schulungsanspruch 222 Platzhalterschaft 157 Prokura 160 Schätzung, Zeitanteil 133 Schnittstellen 157, 173, 179 Selbstaufschreibung 134 Sprachbausteine 172 Stabsstelle 151 Ständige Vertretung 157 Stelle ––Definition 17 ––Eingliederung 150 ––Funktion 15 ––Schnittstelle 174 ––Zielsetzung 115, 158, 206 Stellenbeschreibung ––Anforderungsprofil 163 ––Arbeitsrecht 33 ––Arbeitsvertrag 33, 35, 45, 50, 71 ––Aufbau 49 ––Aufgaben 22 ––Beispiele 198 ––Bestandteile 18, 51 ––Beteiligungsrechte 212
230 www.WALHALLA.de Stichwortverzeichnis 12 ––Datum 164 ––Definition 17 ––Einführung 58, 70, 89 ––Eingruppierung 24 ––Einsatzmöglichkeiten 28, 49, 51 ––Erstellung 64, 68 ––Formularmuster 146 ––Führungsmittel 23 ––Funktionsziele 51 ––Gefahren 44 ––Inkrafttreten 70 ––Kirchliches Arbeitsrecht 41 ––Konfliktklärung 84 ––leistungsorientierte Bezahlung 32 ––Mitbestimmung 72 ––Öffentlicher Dienst 40 ––Organisationsmittel 22 ––Personalwirtschaft 28 ––Tarifkonforme Sprache 168 ––Tarifliche Vorgaben 48 ––Typische Fehlerquellen 206 ––Überprüfung vorhandener 206 ––Umfang 49 ––Unterzeichnung 71, 73 ––Urkunde 38 ––Veröffentlichung 70 ––Vorbereitung 48 ––Zeitanteile 159 ––Zuständigkeit 86 Stellenbeschreibungsformular 65, 73, 154 Stellenbewertungskommission 219 Stellenbezeichnung 150, 154, 156 Stelleninhaber ––Anforderungsprofil 45 ––Arbeitstagebuch 134 ––Dokumentation Tätigkeit 38, 94 ––Einbindung Interview 55 ––Kompetenzen 18, 51 ––Platzhalterschaft 157 ––Unterzeichnung StB 71 ––Vertretung 155 ––Zielvereinbarung 51 Stelleninterview ––Auswertung 64 ––Auszuübende Tätigkeiten 64 ––Durchführung 63 ––Mitbestimmung 57, 218 ––Vorbereitung 62 Stellennummer 152, 154, 156 Stellvertretung 23, 157 ––Abwesenheitsvertretung 155 ––aktive 155 ––passive 155 Tarifautomatik 98, 110 Tarifkonforme Sprache 168 Tätigkeit 132 ––Tarifliche Vorgaben 48 Tätigkeitsbeschreibung 35, 72, 172 TV-H 31, 32, 41 TV-L 31, 32, 95, 100 TVöD 32, 95 TVöD-Bund 101 TVöD-VKA 98 TV-V 41, 48, 95, 103 TV-WW/NW 41, 48, 102 Überstellung 154 Unterschriften 165 Unterschriftsbefugnis 160 Unterstellung 110, 153 Unterzeichnung, StB 71 Unzulässige Formulierungen 171
231 www.WALHALLA.de Stichwortverzeichnis 12 Veröffentlichung, StB 52 Vertretungsregelungen 64, 207 Vollmachten 157, 160, 207 Vollzeitstelle 158 Weisungsbefugnis 18, 154, 161 Weisungsrecht 34, 36 Widerstände 81 Zeitanteile 51, 65, 98, 104, 133, 136, 159 Zielvereinbarungen 23, 31, 32, 51, 159 Zusammenhangsarbeiten 112 ––Formulierungsbeispiel 185
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